Gerenciar e apoiar na criação de informações:

• Construir estrutura em sistemas de gerenciamento de documentos (por exemplo, EriDoc, SharePoint, Unit Page, unidades comuns).

• Apoiar a conformidade na classificação de documentos e acesso com base na confidencialidade da informação, privacidade de dados.

• Carregar e atualizar documentos

• Reúna apresentações já estabelecidas, material informativo e distribua de acordo (por exemplo, boletins/atualizações internas, anúncios organizacionais, plano vocacional, modelos, etc.).

• Criar conteúdos informativos, conforme a Marca Confidencial (Apenas para Cadastrados).

• Distribuir conteúdos.

• Fornecer conhecimento das fontes/ferramentas disponíveis para encontrar informações relevantes.

• Preparar documentos e suporte em caso de auditorias.

Suporte com uso de ferramentas administrativas:

• Auxiliar no contato com as equipes de suporte em diferentes situações, por exemplo. Escalada de diferentes problemas.

• Lidar com solicitações/perguntas na caixa de correio específica da equipe do Assistente.

Apoio com viagens para o pessoal:

• Planejar, organizar e reservar viagens.

• Suporte sobre como gerenciar os planos de viagem, garantindo que todas as políticas corporativas sejam seguidas, por exemplo, reserva de viagens, hotel, outros transportes, medidas de segurança. Nível de suporte mencionado com o gerente da unidade.

• Apoiar e organizar vistos, carta convite, carta de garantia para viagens internas/externas segundo os regulamentos. Nível de suporte mencionado com o gerente da unidade.

• Apoiar a mobilidade dos funcionários (STA/LTA, projetos, realocação de escritório, etc.).

Lidar com a administração de entrada e saída:

• Introdução de novos colaboradores na unidade.

• Apoiar a implementação e acompanhamento das atividades relacionadas ao programa de acolhimento/acolhimento.

Fornecer suporte aos líderes (LT, KAM LM):

• Atuar como recepcionista, lidar com o calendário do gerente, e-mails, planos de viagem. Planejar e organizar reuniões. Receber Clientes, Fornecedores, Stakeholders internos.

• Lidar com apresentações, documentos, comunicações (por exemplo, material de reuniões, contratos com clientes/fornecedores, mudanças organizacionais, etc.).

• Acompanhar o cronograma de pessoal e acompanhamento das ações, incl. Voz e planos de melhoria.

• Preparar relatório mensal de negócios

• Aprovar por delegação (por exemplo, tempo sh

eet, Eridoc, My Support, Concur, EB, MSS, ITM, Employee Central, etc.).

Apoiar a melhoria das rotinas administrativas:

• Garantir que o nível de suporte administrativo atenda às necessidades de negócios da unidade ou gestão

• Coordenar e contribuir com novas ideias para melhorar e otimizar as tarefas administrativas. Eficiência, reutilizando automações simples (por exemplo, mesclagem de e-mail, excel, macro, DocuSign, etc.).

• Distribuir informações e instruções sobre novas rotinas na área administrativa. Atuar como suporte de implementação, conforme aplicável.

• Garantir que as rotinas administrativas sigam as diretrizes e políticas.

Rede interna/externa:

• Organizar/participar de reuniões regulares com os assistentes da unidade para compartilhar informações e conduzir questões/dúvidas administrativas.

• Coordenar a própria rede de assistentes. Manter e construir relacionamento internamente para compartilhamento de conhecimento, estar envolvido na integração de novos assistentes, distribuir informações e alinhar as formas de trabalho.

• Construir e manter relações com assistentes externos relevantes

• Compartilhar informações válidas dentro da rede assistencial, dentro e fora da própria unidade

Planejar e organizar, reuniões e eventos:

• Planejar, organizar e coordenar as informações da reunião, por ex. agenda, enviar informações relevantes aos participantes

• Participar de reuniões para auxiliar nas partes administrativas, por exemplo, fazer atas de reunião, registrar planos de ação, acompanhar o progresso dos pontos de ação e os prazos

• Eventos da unidade coordenada (ou unidade externa, conforme aplicável), por ex. aniversários, despedidas, garantindo a adesão

• instruções sobre políticas organizacionais

• Planejar, organizar e coordenar reuniões com clientes e fornecedores internos/externos, por ex. coordenação de contato entre Confidencial (Apenas para Cadastrados) e equipes externas

• Apoiar e coordenar almoços e jantares de negócios, por ex. agendamento e reserva, garantindo que todas as políticas corporativas sejam seguidas.

Atuar como líder de equipe para o grupo de assistentes da unidade:

• Planejar tarefas e recursos, para realizar as atividades necessárias no prazo e conforme as metas de qualidade. Alinhar formas de trabalho para os assistentes da unidade.

• Compartilhamento de conhecimento, colaboração, suporte de informações dentro da unidade.

• Certifique-se de que os assistentes da unidade estejam cientes das prioridades da unidade.

• Coordenar a própria rede de assistentes dentro da unidade. Ser capaz de coordenar equipes de assistentes presencialmente e remotamente.

• Coordenar a integração de novos assistentes

• Garantir o plano de férias da equipe, respaldado pelas diretrizes e regulamentos locais.

• Consulta sobre novos serviços relacionados ao assistente em LAS. Apoiar a centralização das atividades e buscar oportunidades de eficiência (simplificação, automação).

Inglês - Nível Fluente, Inglês - Nível Avançado e Inglês - Nível Intermediário

Estamos agora à procura de um(a) profissional para fornecer um alto grau de suporte administrativo e serviço aos gerentes, equipes de liderança da unidade e, quando aplicável, aos membros da unidade. Podendo, em alguns casos, tomar decisões em nome de seu gerente e representar a unidade. Além disso, contribuir e coordenar atividades em diferentes projetos na área administrativa, atuar como especialista para os sistemas de suporte administrativo sempre que necessário e autorizar, por exemplo, pedidos, faturas segundo as políticas e rotinas de autorização. Apoiar e informar sobre os processos administrativos internos, sistemas e ferramentas da Confidencial (Apenas para Cadastrados). As tarefas executadas podem ser ad-hoc. Visando otimizar a eficiência administrativa, atender às necessidades de negócios e permitir que a organização de linha se concentre no core business.

Devendo seguir aos princípios de manifestação definidos no Código de Ética Empresarial (CoBE). Estando atenta aos sinais Anti-Suborno e Corrupção (ABC) (indicações ou sinais de alerta de que pode haver um risco de corrupção presente em relação a uma transação ou atividade comercial) identificados no decorrer do seu trabalho e agindo sobre eles com sua linha gerente e colegas

Ferramentas e Recursos

MS Office 365 (excel, power point, word), Templafy, MS Teams, Outlook, EriDoc, SharePoint, Autoatendimento de informações de diretório, meu suporte. Concur, Ferramenta de reserva de viagens online, Comprador Confidencial (Apenas para Cadastrados), Employee Central, MSS/ESS, ITM, conversor de arquivo PDF, DocuSign (Assinaturas Eletrônicas), SAP e equipamento de conferência, etc.

Competências Comportamentais

Garantir a conformidade com instruções e procedimentos, trabalhando com pessoas presencial e remotamente. Ágil, mente aberta, boa capacidade de comunicação, resiliente à mudança, capaz de simplificar e melhorar a rotina diária. Os Assistentes Sênior/Líderes de Equipe atuam como parceiros de negócios, aptos no pensamento analítico e crítico, estabelecimento de prioridades, execução e acompanhamento de decisões. Confiante no relacionamento, socialização e networking, movimentando o relacionamento com o cliente, e mostrando inteligência emocional, habilidade em negociação, persuasão e influência. Capaz de construir, coordenar e envolver a equipe remotamente, em vários países. Capaz de treinar a equipe, apoiando o desenvolvimento de competências, conhecimento e compartilhamento de boas práticas, resultado de desempenho e crescimento pessoal.

Qualificações e Experiência

Trabalhando em modelo híbrido em São Paulo,

Requisitos: Graduação em Administração, ou cursos similares,

Inglês avançado.

Pessoa com deficiência.

Experiência comprovada em funções similares.