Responsabilidades

• Receber clientes na recepção cumprimentando, dando as boas-vindas, encaminhando e anunciando devidamente cada um.

• Atender selecionar e encaminhar telefonemas recebidos

• Receber e separar a correspondência diária

• Lançar no sistema solicitações dos clientes de retorno de ligação que deverão ser realizadas pelos colaboradores

• Garantir que a área da recepção esteja arrumada e apresentável, com todo material de escritório necessário (por ex., canetas, formulários e blocos)

• Fornecer informações básicas e exatas pessoalmente e por telefone/email – sempre seguindo procedimentos internos e orientação da coordenação.

• Receber, organizar e distribuir diariamente a correspondência/entregas

• Manter a segurança do escritório ao seguir procedimentos de segurança e ao controlar o acesso que deve passar pela mesa da recepção (realizando abertura de cadastro e conferência de documentos, etc)

• Fazer pedido de material de escritório e manter inventário de estoque

• Atualizar agendas e marcar reuniões e atendimentos presenciais ou remoto aos clientes

• Controlar o recebimento e recibos referentes aos valores decorrentes de valores recebidos em razão da consulta inicial dos clientes com advogados – submetendo este controle ao setor financeiro.

• Gerenciar recebimentos de correspondências enviadas aos clientes e testemunhas de processos – que informam datas de audiências

• Manter o sistema jurídico atualizado com todos os contatos realizados no decorrer do expediente

• Digitalizar documentos entregues pelos clientes junto a recepção e encaminhá-los a pasta virtual

• Digitalizar documentos mediante solicitação dos advogados

• Participar de reuniões e/ou treinamentos promovidos pela empresa com objetivo de reciclagem e aprendizagem de novos procedimentos

Requisitos

• Vivência comprovada de no mínimo 03 anos na função

• Desejável vivencia em escritórios de advocacia

Horário, formato e local de trabalho

• Segunda a sexta-feira, das 9:00 as 18:00 horas

• Formato presencial

• Bairro Pinheiros, São Paulo